03 · AUTOMATIZACIÓN · INTEGRACIONES Y ROBOTS DE ESCRITORIO

El trabajo repetido no necesita gente. Necesita sistemas.

RESPUESTA DIRECTA

Yod Labs automatiza los procesos que hoy consumen horas de tu equipo: pasar datos de un sistema a otro, generar documentos, hacer seguimiento, armar reportes. Si tus sistemas se pueden conectar entre ellos, los conectamos; si no dejan, un robot los usa por la pantalla igual que lo haría una persona —eso que la industria llama RPA—; y cuando el paso exige criterio, entra un agente de IA que prepara y una persona que decide. Todo por etapas, con hitos de pago contra resultados que se pueden verificar.

EL MISMO PROCESO, DOS VECES

A mano se pierde el rastro. Ejecutado solo, queda todo escrito.

Un pedido que entra por correo y tiene que terminar registrado en el sistema. Es un ejemplo genérico, no el proceso de ningún cliente: sirve para ver dónde se rompe hoy y qué cambia cuando lo ejecuta un sistema.

HOY · A MANO

Cuatro manos, ningún registro

Los mismos datos se escriben tres veces. Nadie hizo nada mal: el proceso está armado así.

  1. Llega el correo del cliente

    La orden de compra entra como adjunto a una casilla que miran varias personas.

    Casilla compartida Sin acuse
  2. Alguien lo copia al Excel

    Abre el archivo y transcribe cantidades, precios y fechas a la hoja de siempre, guardada en su computadora.

    Copiado a mano Primera transcripción
  3. Lo reenvía a quien tiene el acceso

    La hoja sale por correo o por WhatsApp. Si esa persona está de vacaciones, el pedido espera.

    Depende de quién esté Dos versiones del archivo
  4. Otra persona lo teclea en el sistema

    Vuelve a escribir los mismos datos, ahora en el sistema de gestión. Es la tercera vez que ese pedido se escribe.

    Tercera transcripción Nadie revisa contra el original
Y el error aparece dos días después En la factura, o cuando el cliente reclama. Nadie puede decir en qué paso se torció ni con qué dato: ninguno de los cuatro dejó registro.
AUTOMATIZADO

Se escribe una vez y queda la traza

El mismo proceso, ejecutándose solo. Tu equipo supervisa lo que se derivó; el resto ya pasó.

  1. El correo entra a una casilla del sistema

    Se lee el adjunto y se extraen los campos: cliente, producto, cantidad, precio y fecha de entrega.

  2. Se valida contra tus reglas

    Precio contra la lista vigente, stock disponible, condiciones de ese cliente. Si algo no cuadra, el pedido no avanza.

  3. Lo que exige criterio va a una persona

    Un descuento fuera de la política no se aprueba solo: se avisa a quien decide, con el caso ya armado y el pedido en espera.

  4. Se registra en el sistema

    Los mismos datos del correo original, escritos una sola vez y sin volver a teclear nada.

Registro de ejecución EJ · PEDIDO-0001 En curso
  1. 00:00 Correo recibido en la casilla de pedidosRemitente reconocido · cliente registrado Hecho
  2. 00:01 Adjunto leído · una orden de compraCampos extraídos y comparados con el original Hecho
  3. 00:02 Precio y stock validadosCoinciden con la lista vigente Hecho
  4. 00:03 Descuento fuera de la política comercialAvisado a la jefatura · el caso va adjunto A una persona
  5. 00:14 Aprobado por la jefatura comercialQueda quién aprobó y a qué hora Hecho
  6. 00:14 Pedido registrado en el sistemaNúmero de registro devuelto y guardado Hecho

Cada línea guarda qué pasó, con qué dato y a qué hora. Si algo sale mal, se ve en qué paso — el mismo día, no dos días después.

Ilustración · pantalla de ejemplo, no es el sistema de ningún cliente

La automatización no se compra por rapidez. Se compra porque, por primera vez, el proceso deja rastro.

Ejemplo genérico con fines ilustrativos
DÓNDE SÍ Y DÓNDE NO

Lo que exige criterio no se automatiza.

La diferencia no es si la tarea es difícil, sino si la decisión se puede escribir como una regla. Cuando la regla existe, la máquina la cumple mejor que nosotros. Cuando la decisión cambia según la persona, el cliente o el día, automatizarla es esconder el problema.

Se automatiza entero

Pasos con una regla clara y un resultado que siempre se ve igual.

  • Pasar datos entre sistemas que no se hablan
  • Generar documentos y expedientes con plantilla
  • Confirmaciones y recordatorios a clientes
  • Consolidar reportes que hoy se arman a mano
  • Revisar portales cada día y avisar si algo cambió
  • Programar y reprogramar servicios o citas en tanda

Se automatiza a medias

La máquina prepara todo y una persona aprueba antes de que salga. Lo llamamos así de frente porque el ahorro igual es real.

  • Respuestas a clientes que se salen del guion
  • Clasificar casos dudosos o reclamos
  • Excepciones: descuentos, plazos, devoluciones
  • Textos que salen firmados con tu nombre
  • Cobranza cuando el cliente es sensible

No se automatiza

Si alguien te ofrece esto, desconfía. Nosotros te lo decimos en la primera llamada.

  • Negociar un contrato o un precio grande
  • Decidir a quién se le da crédito
  • Contratar, evaluar o despedir personas
  • Interpretar una norma nueva sin precedente
  • La conversación con el cliente molesto
  • Un proceso que nadie ha escrito todavía: primero se ordena, después se automatiza

Lo último es lo que más pasa. Muchas veces el problema no es que falte un robot: es que el proceso vive en la cabeza de tres personas y cada una lo hace distinto. Automatizar eso sólo congela el desorden y lo vuelve más caro de arreglar. En ese caso lo decimos, ordenamos el proceso primero y recién después evaluamos si vale la pena automatizarlo.

CÓMO SE COBRA

Por etapas. Cada una con su criterio de aceptación.

No facturamos por horas. Cada etapa tiene alcance y precio cerrados antes de empezar, y un criterio de aceptación escrito: si no se cumple, no se paga. Los montos dependen del proceso, así que se cotizan después de verlo — nunca antes.

  1. Fase 0

    Despeje de riesgo

    Cuando hay incertidumbre técnica —un sistema cerrado, accesos que nadie encuentra, un portal que cambia de forma— la despejamos primero con una prueba acotada.

    RecibesUna prueba que corre delante de ti
    Se aceptaEl dato entra y sale de tu sistema real
    Se pagaPrecio cerrado propio. Si sale que no se puede, paramos acá y te ahorras el proyecto
  2. Etapa 1

    El proceso más caro

    Se automatiza uno solo: el que más horas repite tu equipo. Antes lo miramos como se hace hoy, con sus Excel, sus sistemas heredados y sus excepciones.

    RecibesEse proceso corriendo en tu operación, con su registro
    Se aceptaProcesa tus casos reales de una semana sin que nadie lo empuje
    Se pagaContra esa aceptación, no contra la entrega del código
  3. Etapa 2

    Lo que aparece detrás

    Con el primero funcionando se ven los vecinos: el reporte que venía después, la confirmación al cliente, el cierre de mes. Cada uno se cotiza aparte y tú decides cuál sigue.

    RecibesLos procesos vecinos, de a uno
    Se aceptaMismo criterio: una semana de casos reales
    Se pagaEtapa por etapa. Puedes detenerte en cualquiera
  4. Después

    Operación y vigilancia

    Esta no termina, y por eso no se cobra igual: los sistemas cambian de versión, las reglas del negocio también. Alguien tiene que mirar que siga corriendo.

    RecibesVigilancia, avisos cuando algo falla y ajustes de reglas
    Se aceptaMes a mes, contra lo que efectivamente corrió
    Se pagaServicio aparte y opcional, no una correa. Si un mes no aporta, se corta
Programación y confirmación masiva de citas Carga de datos entre sistemas que no se hablan Expedientes y reportes regulatorios Seguimiento de cobranzas y recordatorios Procesos con varios portales web de por medio Cierres de mes que hoy se arman a mano

¿Cuántas horas por semana repite tu equipo?

Tráenos el proceso más tedioso de tu operación. Te decimos en una llamada si se puede automatizar, qué parte no, y cuánto ahorra.

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